Comment automatiser les tâches répétitives dans son entreprise ?

L’automatisation est de plus en plus au cœur des préoccupations des dirigeants de PME et ETI : gain de temps, moins d’erreurs, plus d’efficacité. Pourtant, beaucoup hésitent encore, freinés par des craintes (peur de se tromper, risques techniques, méconnaissance des outils…). Pourtant, automatiser ne se résume pas à adopter des outils : c’est avant tout une démarche réfléchie. 

Photo by freestocks / Unsplash

1/ C’est quoi l’automatisation des tâches ?  

L’automatisation des tâches est le fait de remplacer des actions manuelles par des actions réalisées automatiquement par des logiciels (sans intervention humaine). Il s’agit de confier à des outils des tâches répétitives (copier-coller, envoi de mails, classement de fichiers, etc.) pour gagner du temps et éviter les erreurs. L’objectif n’est pas la technologie, mais la fiabilité : l’outil doit faire exactement ce qu’on attend de lui, sans dévier. 

Deux raisons principales poussent les entreprises automatiser leurs tâches : 

• Un manque de digitalisation : absence d’outils adaptés (logiciels) pour fluidifier le travail. 

• Des logiciels inadaptés : des solutions trop rigides ou mal conçues, qui compliquent le quotidien plutôt que de le simplifier. 

Attention aux confusions : toutes les tâches à faible valeur ajoutée ne se ressemblent pas. Il faut distinguer : 

• Les tâches répétitives : des enchaînements d’actions identiques, réalisés plusieurs fois par jour, semaine ou mois (ex. : copier-coller des données, envoyer des relances). 

• Les saisies multiples : le fait de ressaisir la même information dans plusieurs outils différents (ex. : recopier un numéro de commande du CRM vers la comptabilité). 

2/ Quels bénéfices pour une entreprise (PME, ETI) ? 

Automatiser ses processus permet à l’entreprise de :

• Gagner d temps : moins de tâches chronophages pour les équipes 

• Réduire les coûts : optimisation des ressources et des processus 

• Limiter les erreurs : finis les oublis ou les incohérences à la saisie manuelle 

• Libérer les collaborateurs : leur permettre de se concentrer sur des missions plus stratégiques et motivantes. 

ATTENTION : beaucoup d’entreprises pensent maîtriser leurs processus… jusqu’à ce qu’elles doivent les expliquer. Automatiser, c’est d’abord rendre visible ce qui est souvent implicite. 

3/ Qui est concerné ? 

Toutes les fonctions de l’entreprise peuvent tirer profit de l’automatisation : 

• Ventes et administration commerciale 

• Études, production et logistique 

• Comptabilité, finance, RH 

• Etc. 

4/ 8 avantages clés dans l’automatisation de vos processus

1 – Des processus plus rapides 

Certaines tâches prennent du temps à être traitées, ce qui peut impacter le processus entier. Les automatiser, c’est satisfaire vos clients plus rapidement. 

2 – Des coûts maitrisés  

Le fait d’automatiser ses processus va réduire les dépenses liées aux tâches manuelles. Il s’agit ensuite choisir entre libérer du temps pour votre collaborateur ou le réaffecter sur une autre mission plus intéressante et plus stratégique pour elle. 

3 – Un savoir-faire digitalisé et préservé  

L’automatisation documente les processus de l’entreprise et évite que des connaissances critiques ne dépendent que d’une seule personne. L’objectif étant de partager l’expertise et d’en assurer as continuité. 

4 – Des logiciels qui communiquent  

Beaucoup d’outils ne sont pas compatibles entre eux, forçant les équipes à ressaisir les données manuellement. En automatisant, vous créez des ponts entre les logiciels et éliminer les redondances inutiles. 

5 – Moins d’erreurs et plus de fiabilité 

Les tâches répétitives et manuelles sont sources d’erreurs, avec des conséquences parfois imprévisibles. 

6 – Des équipes plus motivées  

Supprimez les tâches fastidieuses afin de permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur des missions plus stimulantes et valorisantes. 

7 – Une meilleure maitrise de vos processus 

Il s’agit d’abord de comprendre en détail comment fonctionne votre entreprise (avec la cartographie des processus). 

8 – Une amélioration continue 

Connaitre vos processus, c’est pour les optimiser quand vous le voulez. Caque automatisation devient une étape de plus vers une organisation plus agile et plus compétitive. 

L’automatisation ne se limite pas à gagner du temps, elle transforme votre entreprise en la rendant plus rapide, plus fiable et plus humaine. Le secret ? Commencer par ce qui compte 

5/ Par où commencer ? 

Voici 4 étapes simples avec lesquelles vous pouvez entamer votre processus d’automatisation.

• A – Repérer les tâches répétitives  

Commencez par lister les actions que vos équipes font tous les jours ou toutes les semaines. Par exemple, relancer des clients, mise à jour des stocks, générer des factures, etc.  

Si un collaborateur dit « Je passe mon temps à faire ça », c’est un bon candidat. 

• B – Vérifier que le processus est stable  

Une tâche qui change souvent est trop risqué à automatiser. Il faut pouvoir la décrire clairement : Qui fait quoi, dans quel ordre et avec quelles règles 

• C – Évaluer le risque d’erreur  

Il y a toujours un risque, que se passe-t-il si l’outil se trompe ? Par exemple, s’il s’agit de notifier un retard interne, l’impact est faible. En revanche, si c’est un mail envoyé au client avec un mauvais prix, l’impact est plus conséquent. 

• D – Commencer petit et simple  

Pas besoin d’un outil complexe dès le départ, testez avec des solutions basiques : connecteurs entre logiciels, règles automatiques dans les outil existants (alertes CRM). 

Les erreurs trop fréquentes 

• Automatiser un processus flou : L’outil reproduira les problèmes existants. 

• Choisir l’outil avant de comprendre le besoin : La technologie ne résout pas tout, l’important c’est le processus. 

• Vouloir tout automatiser d’un coup : Mieux vaut y aller étape par étape.  

• Oublier un contrôle humain : Garder un œil sur l’avancée des processus, surtout au début.  

• Ne pas documenter : Sans documentation claire, personne ne saura corriger en cas de soucis. 

3 bonnes pratiques pour réussir 

• Faire un prototype  

Testez sur une petite tâche avant de généraliser. Ça permet de voir si le processus tient la route.

• Ajouter des indicateurs

Mesurez ce que l’automatisation fait (nombre de tâches traitées, erreurs détectées, temps gagné…).

• Impliquer les équipes

Ceux qui effectuent le travail au quotidien savent où ça coince. Leur avis est précieux pour éviter les mauvaises surprises. 

Conclusion

L’automatisation, c’est d’abord de l’organisation, ensuite de la technologie. Commencez petit, documentez, et avancez pas à pas. Le but ? Libérer du temps pour ce qui compte vraiment. 

Automatiser sans stress, c’est possible. Pour gagner du temps sans prendre de risques, la méthode est simple, allez-y étape par étape. En y allant pas à pas, une PME ou une ETI peut booster son efficacité sans tout bouleverser. 

Exemples d’automatisation de tâches :  

• Administration de ventes : création, envoi, relance, signatures… 

• Comptabilité : pilotage et relance des paiements, suivi des encaissements … 

• Marketing et ventes : identification automatique d’opportunités, collecte d’informations, prise de rdv 

• Service client : qualification des demandes, envoi de questionnaires, reporting… 

• Gestion et production : alerte et relance, saisies automatiques… 

• Achats : suivi des stocks, alerte et notification… 

• RH : notifications liées au processus de recrutement… 

• Systèmes d’informations : qualification des demandes, alertes de sécurité informatique 

Si vous souhaitez des informations sur comment débuter l’automatisation de vos processus, n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondrons gratuitement et avec précision à toutes vos interrogations.