Catégorie : Transformer

L’automatisation est de plus en plus au cœur des préoccupations des dirigeants de PME et ETI : gain de temps, moins d’erreurs, plus d’efficacité. Pourtant, beaucoup hésitent encore, freinés par des craintes (peur de se tromper, risques techniques, méconnaissance des outils…). Pourtant, automatiser ne se résume pas à adopter des outils : c’est avant tout une démarche réfléchie. 

Photo by freestocks / Unsplash

1/ C’est quoi l’automatisation des tâches ?  

L’automatisation des tâches est le fait de remplacer des actions manuelles par des actions réalisées automatiquement par des logiciels (sans intervention humaine). Il s’agit de confier à des outils des tâches répétitives (copier-coller, envoi de mails, classement de fichiers, etc.) pour gagner du temps et éviter les erreurs. L’objectif n’est pas la technologie, mais la fiabilité : l’outil doit faire exactement ce qu’on attend de lui, sans dévier. 

Deux raisons principales poussent les entreprises automatiser leurs tâches : 

• Un manque de digitalisation : absence d’outils adaptés (logiciels) pour fluidifier le travail. 

• Des logiciels inadaptés : des solutions trop rigides ou mal conçues, qui compliquent le quotidien plutôt que de le simplifier. 

Attention aux confusions : toutes les tâches à faible valeur ajoutée ne se ressemblent pas. Il faut distinguer : 

• Les tâches répétitives : des enchaînements d’actions identiques, réalisés plusieurs fois par jour, semaine ou mois (ex. : copier-coller des données, envoyer des relances). 

• Les saisies multiples : le fait de ressaisir la même information dans plusieurs outils différents (ex. : recopier un numéro de commande du CRM vers la comptabilité). 

2/ Quels bénéfices pour une entreprise (PME, ETI) ? 

Automatiser ses processus permet à l’entreprise de :

• Gagner d temps : moins de tâches chronophages pour les équipes 

• Réduire les coûts : optimisation des ressources et des processus 

• Limiter les erreurs : finis les oublis ou les incohérences à la saisie manuelle 

• Libérer les collaborateurs : leur permettre de se concentrer sur des missions plus stratégiques et motivantes. 

ATTENTION : beaucoup d’entreprises pensent maîtriser leurs processus… jusqu’à ce qu’elles doivent les expliquer. Automatiser, c’est d’abord rendre visible ce qui est souvent implicite. 

3/ Qui est concerné ? 

Toutes les fonctions de l’entreprise peuvent tirer profit de l’automatisation : 

• Ventes et administration commerciale 

• Études, production et logistique 

• Comptabilité, finance, RH 

• Etc. 

4/ 8 avantages clés dans l’automatisation de vos processus

1 – Des processus plus rapides 

Certaines tâches prennent du temps à être traitées, ce qui peut impacter le processus entier. Les automatiser, c’est satisfaire vos clients plus rapidement. 

2 – Des coûts maitrisés  

Le fait d’automatiser ses processus va réduire les dépenses liées aux tâches manuelles. Il s’agit ensuite choisir entre libérer du temps pour votre collaborateur ou le réaffecter sur une autre mission plus intéressante et plus stratégique pour elle. 

3 – Un savoir-faire digitalisé et préservé  

L’automatisation documente les processus de l’entreprise et évite que des connaissances critiques ne dépendent que d’une seule personne. L’objectif étant de partager l’expertise et d’en assurer as continuité. 

4 – Des logiciels qui communiquent  

Beaucoup d’outils ne sont pas compatibles entre eux, forçant les équipes à ressaisir les données manuellement. En automatisant, vous créez des ponts entre les logiciels et éliminer les redondances inutiles. 

5 – Moins d’erreurs et plus de fiabilité 

Les tâches répétitives et manuelles sont sources d’erreurs, avec des conséquences parfois imprévisibles. 

6 – Des équipes plus motivées  

Supprimez les tâches fastidieuses afin de permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur des missions plus stimulantes et valorisantes. 

7 – Une meilleure maitrise de vos processus 

Il s’agit d’abord de comprendre en détail comment fonctionne votre entreprise (avec la cartographie des processus). 

8 – Une amélioration continue 

Connaitre vos processus, c’est pour les optimiser quand vous le voulez. Caque automatisation devient une étape de plus vers une organisation plus agile et plus compétitive. 

L’automatisation ne se limite pas à gagner du temps, elle transforme votre entreprise en la rendant plus rapide, plus fiable et plus humaine. Le secret ? Commencer par ce qui compte 

5/ Par où commencer ? 

Voici 4 étapes simples avec lesquelles vous pouvez entamer votre processus d’automatisation.

• A – Repérer les tâches répétitives  

Commencez par lister les actions que vos équipes font tous les jours ou toutes les semaines. Par exemple, relancer des clients, mise à jour des stocks, générer des factures, etc.  

Si un collaborateur dit « Je passe mon temps à faire ça », c’est un bon candidat. 

• B – Vérifier que le processus est stable  

Une tâche qui change souvent est trop risqué à automatiser. Il faut pouvoir la décrire clairement : Qui fait quoi, dans quel ordre et avec quelles règles 

• C – Évaluer le risque d’erreur  

Il y a toujours un risque, que se passe-t-il si l’outil se trompe ? Par exemple, s’il s’agit de notifier un retard interne, l’impact est faible. En revanche, si c’est un mail envoyé au client avec un mauvais prix, l’impact est plus conséquent. 

• D – Commencer petit et simple  

Pas besoin d’un outil complexe dès le départ, testez avec des solutions basiques : connecteurs entre logiciels, règles automatiques dans les outil existants (alertes CRM). 

Les erreurs trop fréquentes 

• Automatiser un processus flou : L’outil reproduira les problèmes existants. 

• Choisir l’outil avant de comprendre le besoin : La technologie ne résout pas tout, l’important c’est le processus. 

• Vouloir tout automatiser d’un coup : Mieux vaut y aller étape par étape.  

• Oublier un contrôle humain : Garder un œil sur l’avancée des processus, surtout au début.  

• Ne pas documenter : Sans documentation claire, personne ne saura corriger en cas de soucis. 

3 bonnes pratiques pour réussir 

• Faire un prototype  

Testez sur une petite tâche avant de généraliser. Ça permet de voir si le processus tient la route.

• Ajouter des indicateurs

Mesurez ce que l’automatisation fait (nombre de tâches traitées, erreurs détectées, temps gagné…).

• Impliquer les équipes

Ceux qui effectuent le travail au quotidien savent où ça coince. Leur avis est précieux pour éviter les mauvaises surprises. 

Conclusion

L’automatisation, c’est d’abord de l’organisation, ensuite de la technologie. Commencez petit, documentez, et avancez pas à pas. Le but ? Libérer du temps pour ce qui compte vraiment. 

Automatiser sans stress, c’est possible. Pour gagner du temps sans prendre de risques, la méthode est simple, allez-y étape par étape. En y allant pas à pas, une PME ou une ETI peut booster son efficacité sans tout bouleverser. 

Exemples d’automatisation de tâches :  

• Administration de ventes : création, envoi, relance, signatures… 

• Comptabilité : pilotage et relance des paiements, suivi des encaissements … 

• Marketing et ventes : identification automatique d’opportunités, collecte d’informations, prise de rdv 

• Service client : qualification des demandes, envoi de questionnaires, reporting… 

• Gestion et production : alerte et relance, saisies automatiques… 

• Achats : suivi des stocks, alerte et notification… 

• RH : notifications liées au processus de recrutement… 

• Systèmes d’informations : qualification des demandes, alertes de sécurité informatique 

Si vous souhaitez des informations sur comment débuter l’automatisation de vos processus, n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondrons gratuitement et avec précision à toutes vos interrogations.

Comment faire en sorte que chaque membre de l’équipe contribue de manière optimale, sans gaspiller de temps ni d’énergie ? Voici 10 stratégies concrètes pour transformer votre collaboration d’équipe et en faire un véritable levier de performance. 

Photo by Vitaly Gariev / Unsplash

1/ Qu’est-ce qu’une collaboration d’équipe efficace ? 

La collaboration d’équipe, c’est bien plus que travailler côte à côte. C’est unir les forces, les compétences et les idées de chacun autour d’un objectif commun, que ce soit en présentiel, à distance ou entre différents services. Il s’agit de définir : 

• Des rôles et responsabilités clairs. 

• Des canaux de communication adaptés. 

• Une culture de transparence et de confiance. 

Optimiser cette collaboration d’équipe est devenu indispensable aujourd’hui avec les nouvelles façons de travailler (travail hybride, équipés dispersées). 

2/ Les valeurs fondamentales de la collaboration 

Une collaboration réussie ne s’improvise pas : elle repose sur des valeurs fondamentales qui transforment un groupe en une équipe performante. Découvrez comment ces principes, combinés à la diversité des talents, créent une dynamique collective gagnante. 

• Transparence : même si l’équipe n’est pas toujours d’accord sur tout, chacun doit pouvoir s’exprimer clairement. 

• Efficacité : le degré de collaboration de l’équipe n’est pas nécessairement lié au temps que les membres passent ensemble, ce qui compte, c’est la gestion de ce temps.  

• Positivité : si les équipes qui arrivent à surmonter leurs échecs et à démarrer de nouveaux projets en adoptant une attitude positive, elles mettent toutes les chances de leur côté. 

• Confiance : les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise et doivent se sentir en capacité de remplir leurs missions. 

• Responsabilisation : chaque membre doit se sentir responsable de son travail. 

Une équipe diversifiée peut améliorer les performances d’un projet. Des niveaux de compétences et des personnalités différents sont appréciables, mais la collaboration ne peut fonctionner que si chaque membre de l’équipe adhère à ces valeurs. 

3/ Etablir une stratégie sur 10 points clés

1. Définir un objectif commun et inspirant 

Sans objectif clair, une équipe perd en efficacité. Le manager doit alors cadrer la vision et s’assurer que chaque membre comprend pourquoi le projet est important et comment sa contribution y participe. 

2. Clarifier les rôles et responsabilités 

Les zones de floues freinent la collaboration. Il faut donc définir des fiches de rôle suffisamment précises et utiliser des matrices RACI (Responsable, Acteur, Consulté, Informé). Résultat, les collaborateurs perdent moins de temps et sont plus responsabilisés. 

3. Multiplier les canaux de communication 

Une équipe performante communique en face-à-face, en ligne et de manière informelle. Afin d’optimiser ces échanges, l’entreprise doit créer des espaces dédiés et encourager les retours d’informations. Cependant, réservez les réunions pour les décisions stratégiques et pas pour les mises à jour. 

4. Des leaders / managers qui montrent l’exemple 

La collaboration commence avant tout par le haut. Un bon manager doit être faire preuve d’écoute active, doit participer aux outils et aux processus qu’il met en place, et doit reconnaitre ce que chacun fait. Derrière, il obtiendra une équipe plus engagée et alignée. 

5. Utiliser les bons outils de collaboration 

Avec le télétravail, les outils numériques sont indispensables. Certaines plateformes permettent de centraliser les informations et de gagner du temps, notamment Slack pour les échanges en temps réel, Notion pour le suivi des tâches et Miro pour les brainstormings visuels. 

6. Renforcer la cohésion d’équipe 

Une équipe soudée collabore mieux. Il s’agit d’organiser des activités informelles, tels que des afterworks, des jeux, des défis, etc ainsi que de créer des espaces de discussion non professionnels. Cela permettra de souder les collaborateurs entre eux. 

7. Être ouvert aux nouvelles idées 

L’innovation naît souvent de la diversité des perspectives. Les collaborateurs ont besoin d’être encouragés et les dirigeants doivent accepter de changer d’idée si l’une est meilleure que l’autre. L’entreprise pourra ainsi proposer des solutions plus créatives et plus adaptées. 

8. Gérer les conflits avec bienveillance 

Les désaccords sont inévitables, mais ils peuvent être constructifs. Il faut écouter les parties et trouver des solutions gagnant-gagnant. Pour cela, vous pouvez utiliser des techniques de médiation ou de faire des ateliers de communication non violente. 

9. Instaurer une transparence totale 

La communication inefficace stresse 80 % des salariés (source : FinancesOnline). Pourtant, en partageant les informations clés avec tout le monde et en utilisant des tableaux de bord accessibles, vous aurez une équipe plus sereine et surtout proactive. 

10. Faire preuve de patience 

Une collaboration optimale se construit sur le long terme en testant différentes méthodes et en les ajustant en fonction des retours. Par conséquent, les équipes en seront plus résiliantes et plus performantes. 

4/ Comment mettre en place ces stratégies ? 

1. Ne pas tout faire d’un coup : choisir 2-3 actions prioritaires. 

2. Former les équipes avec des ateliers sur les outils ou la communication. 

3. Mesurer les progrès en suivant des indicateurs comme le temps passé en réunion ou la satisfaction des collaborateurs. 

4. Célébrer les succès et mettre en avant les améliorations. 

En résumé, une collaboration d’équipe efficace repose sur 4 éléments clés :  

• Des objectifs clairs.  

• Des rôles bien définis.  

• Des outils adaptés.  

• Une culture de confiance et de transparence. 

En appliquant ces 10 stratégies, vous transformerez votre équipe en un véritable moteur de performance.

5/ Favoriser les échanges entre les collaborateurs 

Les échanges en face-à-face et les interactions spontanées se raréfient, rendant la collaboration plus complexe et parfois « invisible » dû au dispersement des équipes. D’où l’importance d’activer tous les leviers de coopération disponibles pour maintenir la cohésion et l’efficacité. 

• Connaissance mutuelle et reconnaissance 

Coopérer, c’est d’abord se connaître, s’écouter et comprendre les réalités de chacun. Partager les contraintes des différents métiers (le service informatique débordé, le logisticien submergé d’emails, le jeune manager isolé dans l’usine de nuit) permet de créer de l’empathie. Car comprendre les défis de l’autre, c’est déjà poser les bases de la coopération. 

• Partager des enjeux communs 

La coopération est plus simple lorsque les équipes partagent un but collectif. La lutte contre le Covid-19 en est un exemple frappant : les gestes barrières, la protection des autres et la préservation de l’activité sont devenus des motivations fédératrices. Aujourd’hui, ces enjeux communs peuvent être la continuité de l’activité, la préservation des emplois, ou encore la satisfaction client. Les rendre visibles et tangibles renforce l’engagement de tous. 

• Des échanges réguliers et apprendre ensemble 

La distance ne doit pas briser le dialogue. C’est pourquoi, il faut maintenir des conversations, qu’elles soient formelles (réunions hebdomadaires) ou informelles (cafés virtuels), est crucial. En effet, apprendre à maîtriser les outils collaboratifs et partager des usages communs permet de renforcer les liens et de créer une culture d’équipe. 

• Allier disponibilité et agilité  

Savoir se rendre disponible pour les autres sans pour autant être en permanence sur sa messagerie, est une compétence clé à acquérir.  Les processus habituels sont bousculés, il faut donc alléger les procédures et favoriser la réactivité entre les métiers pour augmenter en efficacité. L’agilité organisationnelle devient une nécessité. 

• Donner avant de recevoir  

La coopération repose sur la générosité : donner du temps, des conseils et encourager. Ainsi, ces petits gestes, souvent anodins, créent un climat de confiance et facilitent les échanges. Ils sont notamment très précieux en période d’incertitude. 

• Etablir des règles et les partager 

Pour bien fonctionner ensemble, il faut des repères clairs : des permissions, des limites et des attentes définies. Grâce à ça, ces règles, co-construites, structurent la coopération et évitent les malentendus. 

• L’ouverture aux autres 

Ouvrir les réunions à des collaborateurs d’autres services permet de faire circuler les idées et de découvrir des compétences insoupçonnées.  

• Favoriser des retours d’expériences 

Évaluer ce qui a fonctionné (ou pas) est essentiel pour renforcer la coopération. En effet, les témoignages et les bilans permettent de formaliser les bonnes pratiques et d’en faire des leviers pour l’avenir. 

• Développer la résilience  

La résilience dépend de deux piliers : la solidarité et la capacité à inventer (Boris Cyrulnik). La crise sanitaire nous a montré que la coopération se nourrit aussi des épreuves. 

6/ Focus sur la communication interne :  

La communication interne est essentielle pour une collaboration efficace : elle aligne les objectifs, renforce la cohésion d’équipe et booste la productivité en évitant les malentendus. En favorisant la transparence et les échanges, elle stimule l’innovation, réduit les conflits et accroît l’engagement des collaborateurs. Sans elle, les équipes perdent en réactivité et en efficacité, surtout face aux changements. En bref, c’est le liant qui transforme un groupe de personnes en une équipe performante.

Les 5 leviers de la communication interne :  

• Partager l’information 

• Conduire ou accompagner le changement 

• Fédérer les acteurs autour d’un projet 

• Valoriser les réussites 

• Solliciter les idées des salariés 

En somme, les cinq leviers de la communication interne forment un cadre puissant pour renforcer la cohésion, l’engagement et l’efficacité des équipes. En les activant de manière stratégique, une organisation peut non seulement fluidifier ses processus, mais aussi cultiver une culture collaborative, où chaque membre se sent écouté, impliqué et motivé à contribuer activement à la réussite collective.  

Les 3 types de communication interne : 

• La communication ascendante : des salariés vers le ou les dirigeant(s).  

• La communication descendante (top-down) : du ou des dirigeant(s) vers les salariés. 

• La communication transversale :  entre tous les collaborateurs de l’entreprise, peu importe leur niveau hiérarchique. 

La communication interne est un facteur clé de la réussite d’une entreprise et de la collaboration de ses collaborateurs. Elle désigne l’ensemble des actions mises en place pour faciliter l’accès à l’information et fluidifier les échanges entre collaborateurs. C’est elle qui agit finalement comme le relais de la stratégie d’entreprise. 

Elle peut être sous la responsabilité des Ressources Humaines, quand elle est liée à la gestion du personnel, ou également pilotée par le service Communication, lorsqu’elle s’intègre à la stratégie globale de l’entreprise. 

La communication interne s’appuie sur différents outils : 

• Le tableau d’affichage (à la vue de tous) 

• La newsletter (communiquer régulièrement) 

• L’intranet (transmettre des contenus informatifs, des documents officiels et des données professionnelles) 

• Le réseau social d’entreprise (échanges de données instantanément, relayer la vie de l’entreprise) 

• Le livret d’accueil (guide pour les nouveaux employés avec histoire et valeurs de l’entreprise) 

• La boite à idées (facilite la communication descendante et ascendante) 

• Les réunions et conférences (avoir des retours de vives voix) 

• … 

Conclusion

La collaboration d’équipe ne s’improvise pas : elle se construit sur des valeurs fortes —telles que la transparence, la confiance et la responsabilisation, et elle s’appuie sur des processus clairs, des outils adaptés et une communication fluide. Dans un monde où le travail hybride et la dispersion des équipes redéfinissent les dynamiques professionnelles, savoir collaborer efficacement n’est plus une option, mais une nécessité stratégique. 

Ces 10 stratégies offrent un cadre concret pour transformer votre équipe en un collectif aligné, réactif et innovant. En effet, que ce soit en clarifiant les rôles, en encourageant la diversité des idées ou en instaurant une culture de feedback, chaque action compte. Mais attention : la collaboration est un voyage, pas une destination. Elle demande de la patience, des ajustements constants et une volonté partagée de progresser ensemble. 

Choisissez 2 ou 3 leviers prioritaires, formez vos équipes, mesurez les progrès et célébrez les succès, même les plus petits. Car c’est dans ces petites victoires que naît une culture collaborative durable, capable de surmonter les défis et de propulser votre organisation vers l’excellence. 

Si vous avez des questions sur tous ce qui touche au monde du numérique, n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondrons gratuitement et avec précision à toutes vos interrogations

Visualiser, optimiser, performer : la cartographie des processus est l’outil clé pour clarifier le fonctionnement de votre entreprise, identifier les leviers d’amélioration et aligner vos équipes vers une efficacité durable. Un atout stratégique à ne pas négliger.

Photo by UX Indonesia / Unsplash

Ça veut dire quoi cartographier ses processus ? 

La cartographie des processus est une représentation visuelle et graphique qui montre comment fonctionnent les différentes étapes d’un travail dans une entreprise. Ainsi, elle permet de mettre en lumière les liens logiques entre ces processus et d’en clarifier le fonctionnement.

Il s’agit de créer une “carte” qui illustre un flux de travail, lui-même composé d’une succession d’étapes ou d’événements. 

Cet outil facilite l’optimisation de la gestion et de la planification, en offrant une vue d’ensemble des tâches et des interactions entre les différents processus. 

La cartographie permet donc d’identifier les leviers d’amélioration et de répondre aux exigences des normes. Elle offre alors une vision globale du fonctionnement de l’entreprise, essentielle pour une démarche d’amélioration continue.

Quels sont les 3 types de processus à cartographier ? 

Pour créer une cartographie des processus, il est important de distinguer trois types de processus à représenter : 

• Les processus opérationnels : ils détaillent comment un produit ou un service est livré au client. 

• Les processus support : ils montrent les ressources indispensables (humaines, matérielles, financières) pour faire fonctionner les autres processus. 

• Les processus de management (ou de pilotage) : ils définissent les orientations stratégiques et organisationnelles, et aident la direction à prendre des décisions. 

Pourquoi cartographier ses processus ? 

L’objectif est de faire comprendre quel est le fonctionnement d’une entreprise :  

• Mieux comprendre les pratiques et les objectifs au sein de l’entreprise 

La cartographie sert d’outil d’intégration pour les nouveaux salariés et de support de formation pour les équipes en place. Ce schéma offre une vision claire du fonctionnement global de l’entreprise, aide à repérer les dysfonctionnements et peut même lancer un projet Business Process Management (BPM) si nécessaire.

En reflétant les objectifs de l’entreprise sur une cartographie des processus, les différents services se coordonnent et collaborent avec un but commun. 

• Définition des rôles et des responsabilités  

En résumant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’organisation, la cartographie des processus contribue au contrôle des activités de l’entreprise. Par exemple, l’organigramme de l’entrepôt répertorie les domaines de chaque responsable logistique. 

• Lever les freins et optimiser les processus de l’entreprise 

Cette cartographie permet d’identifier les obstacles qui ralentissent le bon déroulement de l’entreprise, et surtout de localiser précisément à quelles étapes ces obstacles apparaissent. 

C’est une étape essentielle afin de comprendre les blocages, de trouver des solutions ciblées, d’optimiser les processus et d’améliorer la performance globale. Un schéma-synthèse des étapes à suivre peut aider dans l’identification des complications éventuelles. 

• Impliquer plus fortement les collaborateurs et booster la performance 

Un processus, c’est une chaîne d’étapes et d’acteurs étroitement liés. Ici, il s’agit de visualiser chaque étape et de clarifier le rôle de chacun, afin d’obtenir une meilleure compréhension, une implication renforcée et une efficacité accrue pour tous. 

• Garantir la conformité des processus 

Cette vision d’ensemble permet à la direction de vérifier la conformité réglementaire de chaque processus et de ses étapes et de s’inscrire dans une démarche qualité. 

De plus, la cartographie indique clairement les dates des prochains audits qualité, aidant ainsi les services à mieux s’y préparer et à aborder ces contrôles avec plus de sérénité. Pour cela, il est conseillé de documenter les procédures : le fait de noter les éléments est nécessaire à l’accomplissement d’une tâche et permet de la reproduire plusieurs fois. 

Quelles sont les étapes de la cartographie des processus ? 

La cartographie repose sur la méthode « input-processus-output » et permet de modéliser chaque étape en identifiant :

• Les objectifs,
• Les clients ciblés,
• Les ressources (humaines, matérielles ou financières),
• Les fournisseurs,
• Les règles et les contraintes,
• Les documents associés,
• Les axes d’amélioration. 

Les étapes clés : 

• Définir les objectifs : vérifier si le processus atteint les résultats attendus et en utilisant des indicateurs de performance (ex : tableau de bord) afin de suivre son efficacité. 

• Identifier les clients concernés : préciser à qui le processus s’adresse et quelles attentes il doit notamment satisfaire (celles liées au processus et pas à l’entreprise).

• Déterminer les entrées (inputs) et les sorties (outputs) : par exemple, pour un processus de fabrication :  

-> Output : le produit est fini et prêt à être commercialisé. 

-> Input : les matières premières ou données nécessaires pour démarrer le processus.

• Lister les ressources indispensables : humaines (qui intervient), matérielles (quels outils et équipements) et financières (quel budget alloué). 

• Identifier les fournisseurs : ceux qui fournissent les matières premières ou les données d’entrée (fournisseurs externes, services internes, collaborateurs, etc.). 

• Analyser les règles opérationnelles : c’est-à-dire, est ce que ces règles sont utiles ou limitantes et faut-il les adapter ou en créer de nouvelles pour améliorer le processus. 

• Documenter le processus : utiliser un diagramme de flux ou une liste chronologique pour le modéliser. 

• Repérer les axes d’amélioration : afin d’optimiser le processus pour gagner en efficacité et en qualité. 

3 bonnes raisons de cartographier ses processus :  

• La communication 

• La recherche de l’efficience 

• La gestion des interfaces 

1 – La communication 

Les collaborateurs ne se contentent plus d’exécuter des tâches sans comprendre leur impact. Ils cherchent aujourd’hui à donner du sens à leur travail et à voir leur place dans l’organisation. 

La cartographie des processus joue un rôle clé : 

• Elle visualise les flux et montre d’où viennent les ressources nécessaires à chaque étape. 

• Elle met en lumière le rôle de chacun dans la chaîne de valeur, renforçant la compréhension des enjeux collectifs. 

• Elle responsabilise les équipes en révélant comment leurs actions influencent directement leurs collègues et la satisfaction client. 

En clarifiant ces liens, la cartographie transforme les collaborateurs en acteurs impliqués, motivés par une vision globale de leur contribution. Un outil simple, mais puissant pour donner du sens et améliorer la performance. 

Comment trouver sa place dans l’organisation ? 

Certains collaborateurs estiment que, faute de contact direct, la satisfaction client ne les concerne pas. 

Cette cartographie permet de montrer que la satisfaction client est un levier d’amélioration continue et que le travail de chacun contribue directement l’offre finale. 

Elle renforce l’écoute du marché, mais aussi celle du client :  

• D’une part, l’écoute du marché guide l’activité en s’assurant que ce que l’on produit répond à un vrai besoin.  

• D’autre part, l’écoute du client devient stratégique : un client satisfait devient ambassadeur de l’entreprise tandis qu’un client insatisfait peut lui nuire.  

Il faut donc comprendre que fidéliser coûte moins cher que de conquérir de nouveaux clients. 

Ce schéma montre à chacun son impact et rappelle l’importance de rester à l’écoute pour une performance durable. 

2 – La recherche de l’efficience 

L’efficience est souvent confondue avec l’efficacité, ce qui n’est pas la même chose.

L’efficience désigne la capacité à atteindre un résultat en utilisant le moins de ressources possibles pour obtenir le meilleur rendement ou la meilleure qualité. Contrairement à l’efficacité qui désigne le fait d’atteindre un objectif, peu importe les moyens utilisés. 

Le client ne prendra en compte que l’efficacité, qui influencera sa décision d’achat. L’efficience, elle, concerne les fournisseurs. Ces derniers doivent en faire leur préoccupation principale puisque c’est l’efficience qui leur permet de gérer et d’optimiser leurs ressources et leurs investissements. 

3 – La gestion des interfaces 

Cette étape est la plus exigeante dans la cartographie des processus à cause des zones de contacts entre les processus qui constituent des points sensibles dans lesquels les flux sont mis à l’épreuve. 

Lorsque l’on observe des dysfonctionnements, on constate qu’ils se trouvent entre deux processus. Il n’est pas évident de les détecter car les responsables ont rarement une vision d’ensemble et sont le plus souvent concentrés sur leur propre performance. 

La cartographie peut alors servir de fil rouge afin de guider l’analyse de ces freins et incohérences. Aussi, il est fortement conseiller d’effectuer une revue des processus, ce qui peut aider à détecter des problèmes cachés (surexploitation ou sous-exploitation). 

Enfin, cette technique permet d’anticiper les changements en se posant les bonnes questions (est-ce réalisable sans désorganiser l’existant ? quel sera l’impact réel sur mon activité ?). 

Pour finir…

Finalement, cartographier ses processus n’est pas qu’un exercice technique, c’est une démarche stratégique qui transforme la manière dont votre entreprise fonctionne. Que ce soit pour clarifier les rôles, optimiser les ressources, ou anticiper les changements, cet outil offre une vision globale et concrète de votre organisation. 

En impliquant vos équipes, en identifiant les leviers d’amélioration et en garantissant la conformité, vous ne faites pas que gagner en efficience : vous créez une culture de transparence, d’agilité et de performance durable. 

Si vous avez des questions au sujet des ERP, n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondrons gratuitement et avec précision à toutes vos interrogations

Dans un monde de plus en plus numérique, les données sont devenues le nouveau pétrole ! 73% des entreprises pensent pouvoir améliorer leur performance grâce à l’utilisation des données.

Photo by Isaac Smith / Unsplash

Dans un monde de plus en plus numérique, les données sont devenues le nouveau pétrole ! 

L’importance des données en entreprise ne peut être sous-estimée, car elles jouent un rôle crucial dans la prise de décision, l’optimisation des processus et la création de valeur ajoutée. 

Les entreprises qui savent exploiter efficacement leurs données peuvent non seulement améliorer leur performance opérationnelle, mais aussi se différencier de leurs concurrents et saisir de nouvelles opportunités de marché.

1/ Les données sont essentielles en entreprise

Définition et enjeux des données en entreprise

Les données en entreprise représentent bien plus que de simples chiffres ou informations stockées dans des bases de données. 

Elles constituent le socle sur lequel reposent les stratégies modernes de croissance et d’innovation. En effet, les données permettent aux entreprises de comprendre leurs marchés, d’anticiper les tendances et de prendre des décisions éclairées. Selon l’Observatoire de la maturité data des entreprises, 73% des entreprises interrogées pensent pouvoir améliorer leur performance grâce à l’utilisation des données. Cette statistique souligne l’importance cruciale des données dans l’optimisation des processus métiers et la création de valeur ajoutée.

L’explosion des volumes de données

L’explosion des volumes de données est un phénomène majeur qui transforme le paysage des entreprises. Avec l’avènement de l’Internet des objets (IoT), des réseaux sociaux et des technologies mobiles, les entreprises sont confrontées à une croissance exponentielle des données générées. 

Selon IDC, le volume de données dans le monde est de 181 Zettaoctets en 2025. Cette masse de données offre des opportunités sans précédent pour les entreprises capables de les exploiter efficacement.

💡181 Zettaoctets (Zo) = 181 000 000 000 000 Gigaoctets (Go) ≈ 23 Terraoctet par humain sur terre (1To = 1 000 Go) .

Cependant, elle pose également des défis majeurs en termes de stockage, de traitement et d’analyse. Les entreprises doivent donc investir dans des infrastructures robustes et évolutives pour tirer parti de cette richesse informationnelle et transformer ces données en insights actionnables.

2/ Les avantages de l’analyse de données pour les entreprises

L’analyse des données offre des avantages significatifs aux entreprises, allant de l’amélioration de la prise de décision à l’optimisation des stratégies marketing. 

Voici quelques exemples pour tirer avantage de la donnée en entreprise :

Amélioration de la prise de décision

L’analyse des données permet aux entreprises de prendre des décisions plus informées et plus rapides. En exploitant les données en temps réel, les décideurs peuvent identifier les tendances émergentes, anticiper les risques et saisir les opportunités. Par exemple, les données de vente et de comportement des clients peuvent révéler des modèles cachés qui, une fois analysés, permettent d’ajuster les stratégies commerciales pour maximiser les revenus. De plus, les données opérationnelles aident à optimiser les processus internes, réduisant ainsi les coûts et améliorant l’efficacité globale.

Optimisation des stratégies marketing

Les données jouent un rôle crucial dans l’optimisation des stratégies marketing. 

En comprenant les préférences et les comportements des clients, les entreprises peuvent personnaliser leurs campagnes marketing pour cibler plus efficacement leur audience.

Selon Gartner, la majorité des entreprises prévoient d’investir dans une Data Management Platform (DMP) pour optimiser leurs stratégies marketing. Les DMP permettent de centraliser et d’analyser les données clients provenant de multiples sources, offrant ainsi une vue complète et approfondie des consommateurs. Cela permet non seulement d’améliorer l’engagement client, mais aussi d’augmenter les taux de conversion et de fidélisation. 

En utilisant des outils d’analyse et de datavisualisation, les entreprises peuvent segmenter leur marché, personnaliser leurs messages et mesurer l’impact de leurs campagnes en temps réel.

Réduction des dépenses

L’analyse des données permet également aux entreprises de réduire leurs dépenses de manière significative. 

En identifiant les inefficacités et les gaspillages dans les processus opérationnels, les entreprises peuvent optimiser leurs ressources et réduire leurs coûts. Par exemple, l’analyse des données d’une chaîne d’approvisionnement peut révéler des opportunités pour réduire les excédents, améliorer la gestion des stocks et minimiser les coûts de transport.

3/ Les défis de la gestion des données en entreprise

Sécurité et conformité des données

La gestion des données en entreprise ne se limite pas à leur collecte et leur analyse. 

Elle implique également des enjeux majeurs de sécurité et de conformité. Avec l’augmentation des cyberattaques et des violations de données, les entreprises doivent mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger leurs informations sensibles. 

Elles doivent également se conformer aux réglementations et normes, telles que le RGPD, qui imposent des exigences strictes en matière de protection des données personnelles. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner des amendes substantielles et nuire à la réputation de l’entreprise.

Investissement dans les infrastructures

Pour gérer efficacement les volumes croissants de données, les entreprises doivent investir dans des infrastructures de données robustes et évolutives. 

Cela inclut l’adoption de solutions de stockage modernes, telles que le cloud computing, qui offrent une flexibilité et une scalabilité accrues par rapport aux solutions de stockage traditionnelles sur site. Les plateformes de gestion des données, comme les Data Management Platforms (DMP), permettent de centraliser et d’organiser les données provenant de multiples sources, facilitant ainsi leur analyse et leur exploitation.

Investissement dans les outils

Les entreprises doivent également investir dans des outils d’analyse, tels que les plateformes de business intelligence (BI) et les solutions d’IA, pour tirer pleinement parti de leurs données. 

Ces outils permettent de transformer les données brutes en informations compréhensibles et actionnables (aussi appelé insight ), aidant ainsi les entreprises à prendre des décisions éclairées et à optimiser leurs stratégies.

4/ L’avenir de la gestion des données

L’IA et l’automatisation

L’IA et l’automatisation sont en train de radicalement transformer la gestion des données en entreprise. 

Ces technologies permettent non seulement d’accélérer le traitement et l’analyse des données, mais aussi d’améliorer la précision et la pertinence des insights générés. 

Par exemple, l’IA générative peut créer des contenus personnalisés, améliorer l’analyse prédictive et automatiser des processus complexes, devenant ainsi un allié incontournable pour l’innovation et l’optimisation des prises de décision.

L’automatisation, quant à elle, permet de réduire les tâches manuelles et répétitives, avec un double bénéfice :

• Libérer du temps aux employés pour se concentrer sur les activités a valeur ajoutée. 
• Améliorer la cohérence et la qualité des données en minimisant les erreurs humaines. 

Cependant, l’adoption de ces technologies pose des questions éthiques ainsi que des inquiétudes avec le traditionnel : est-ce que la machine va me remplacer ? (la réponse : oui & non, mais c’est un autre sujet…).

L’importance de la qualité des données

La qualité des données est un facteur critique pour la prise de décision et la stratégie d’entreprise. Des données de mauvaise qualité peuvent entraîner des décisions erronées, des inefficacités opérationnelles et des pertes financières. 

Par exemple:

• Des erreurs dans les données clients peuvent conduire à des campagnes marketing inefficaces (tout le monde a déjà reçu un email avec une erreur du style {{firstname}}),
• Des données opérationnelles incorrectes peuvent perturber la chaîne d’approvisionnement, générer de la perte et mécaniquement augmenter les coûts.

Pour garantir la qualité des données, il est nécessaire de mettre en place des processus robustes de validation et de nettoyage des données. Cela inclut l’utilisation de technologies avancées pour détecter et corriger les erreurs, ainsi que la sensibilisation et l’implication des employés à la qualité des données. 

Une approche proactive de la gestion de la qualité des données peut non seulement améliorer l’efficacité opérationnelle, mais aussi renforcer la confiance des parties prenantes dans les insights générés par les données.

Cet article vous a inspiré ?

N’hésitez pas à nous contacter pour échanger gratuitement autour de vos idées ou de vos enjeux autour de vos données.

L’intelligence artificielle dans les entreprises est un sujet de débat. Pour bien l’intégrer, une entreprise doit évaluer trois axes : Technique / Équipe / Stratégie.

Les entreprises et l’IA c’est beaucoup de communication, mais peu de mise en place.

C’est un sujet tendance dont tout le monde a envie de parler, mais, derrière peu intègrent réellement l’IA dans leur activité. 

Pourtant, 62 % des consommateurs acceptent que les entreprises utilisent l’IA pour améliorer leur expérience. (Source : Étude Salesforce)

La transformation digitale à marche forcée pendant le COVID-19 a été difficile pour les entreprises, laissant des souvenirs négatifs et de l’appréhension sur de nouveaux bouleversements.

C’est pour cela qu’avant même de penser à intégrer de l’intelligence artificielle au sein d’une entreprise, il est nécessaire de faire le point ! 

Cette prise de recul est nécessaire pour que l’intégration de l’intelligence artificielle ne soit pas uniquement un effet de mode, mais pérenne. 

Cette évaluation s’articule autour de 3 axes :

• Est-ce que l’entreprise est techniquement prête à intégrer l’IA ?
• Est-ce que les équipes sont prêtes à utiliser l’IA au quotidien ?
• Est-ce que l’utilisation de l’IA est bénéfique et alignée à la stratégie ?

Ces 3 axes sont les éléments nécessaires pour déterminer si un « projet IA » est pertinent ou non. Nous les détaillerons dans cet article et expliquerons les bonnes pratiques afin de favoriser le succès des projets IA.

1 / Est-ce que l’entreprise est techniquement prête à intégrer l’IA ?

L’Intelligence artificielle, c’est avant tout des algorithmes qui :

• 1 / Ont besoin de données (Bases de données)

• 2 / Suivent une procédure établie (RAG, Agents, etc)

• 3 / Génèrent des réponses via un algorithme dédié (LLM)

Cela veut donc dire que, pour mettre en place de l’IA, il faut de la Data ! 

De la data de qualité et en quantité suffisante pour être exploitable par un algorithme d’apprentissage.

Pour cela il faut des « Data lakes » et des API.

Les Data lakes sont des espaces de stockage où les données, structurées comme dans un fichier Excel géant, peuvent être lues, modifiées ou enrichies par différents outils.

Les API (interfaces de programmation d’application) permettent aux outils de communiquer entre eux via des routes dédiées. Elles permettent aux programmes de venir récupérer les informations et de les mettre à jour. 

L’utilisation d’API et de Data Lake a mené à des entreprises ayant une architecture dite par « microservices ».

Les microservices fonctionnent comme des briques autonomes et communicantes : chacun gère une tâche spécifique et interagit avec les autres briques concernées pour accomplir sa mission.

En adoptant une architecture par « microservice », l’entreprise va être beaucoup plus agile vis-à-vis des évolutions technologiques et aux imprévus, mais également face aux transformations des entreprises et aux évolutions des différents processus métiers.

Les points à valider sur les aspects techniques :

• ✅ Vos outils vous permettent-ils de collecter des données ?

• ✅ Possédez-vous un ou plusieurs espaces de stockage centralisé pour vos données ?

• ✅ Vos outils permettent-ils l’utilisation d’API ? (Pour le savoir, faites une recherche en indiquant le nom de votre logiciel suivi de « API »).

Si vous pouvez répondre positivement à ces questions, votre entreprise est techniquement prête pour intégrer l’intelligence artificielle.

2 / Est-ce que les équipes sont prêtes à utiliser l’IA au quotidien ?

Certes, de nombreuses tâches sont aujourd’hui robotisées, mais ce sont toujours les hommes et les femmes qui les définissent et les animent. Cela implique :

• Que les collaborateurs doivent être enclins à adopter cette dernière

• Que la culture d’entreprise soit ouverte au changement et à l’innovation

• Que les profils des collaborateurs et leurs habitudes le permettent

• La capacité d’évolution du secteur d’activité. 

Typiquement, il sera beaucoup plus simple d’apporter une innovation technique et technologique dans une entreprise de service numérique (ESN) que dans une entreprise de travaux publics. 

Pour autant, la culture d’une entreprise peut évoluer dans le temps, grâce à une bonne communication, à une sensibilisation régulière à l’innovation, et à une stratégie managériale favorisant la prise d’initiative. Cette évolution peut permettre la mise en place rapide de nouveaux outils auprès des équipes.

Si la culture d’entreprise permet la mise en place d’innovations facilement, il va néanmoins rester le besoin de former les collaborateurs. 

Si beaucoup réduisent encore l’intelligence artificielle à la simple génération d’images ou de textes, ses capacités d’analyse vont bien au-delà, et demandent une approche pédagogique adaptée à chaque collaborateur.

Cette pédagogie passe par des formations et par la mise à disposition de ressources à disposition des équipes pour pouvoir développer sa connaissance et sa pratique des outils numériques en autonomie.

Il persiste encore aujourd’hui, dans beaucoup d’entreprises, une forme d’illectronisme qui est l’un des principaux freins à l’intégration d’outils IA dans le quotidien. Il est donc nécessaire que les collaborateurs aient un niveau de compétence numérique suffisamment pertinent pour la mise en place de l’intelligence artificielle.

Les points à valider sur les aspects RH :

• ✅ Est-ce que votre culture d’entreprise favorise l’innovation et la prise d’initiative ?

• ✅ Est-ce que vos équipes sont régulièrement tenues à jour des innovations existantes dans votre secteur d’activité ?

• ✅ Est-ce que plus des 4/5 de vos équipes ont une maîtrise au moins en moyenne des outils informatiques (c’est-à-dire sont autonomes pour 99 % des tâches informatiques).

• ✅ Est-ce que votre activité permet à vos collaborateurs de se former régulièrement durant leur temps de travail ?

Si vous cochez ces points, vos équipes sont prêtes à intégrer l’intelligence artificielle.

3 / Est-ce que l’utilisation de l’IA est bénéfique et alignée à votre stratégie ?

Depuis l’explosion de la bulle internet, les entreprises ont des réticences à mettre en place les innovations numériques. En effet, depuis le début des années 2000, il n’y a pas une année où une innovation « révolutionnaire » apparaît pour changer les secteurs d’activité… avant qu’elle ne s’effondre. On a pu le voir récemment avec la blockchain, l’IOT, les NFT, le métavers, etc. 

Pourtant, ces innovations n’ont peut-être pas eu d’impact dans vos activités, mais il ne faut pas oublier qu’elles en ont eu un dans certains métiers :

• La réalité virtuelle a permis de renouveler le domaine de la culture qui commençait à être vieillissant

• La blockchain et les NFT sont en train de révolutionner le concept de « tiers de confiance », notamment les métiers de notaire ou de banquier

• L’IOT a eu un impact non négligeable dans le domaine industriel et a permis à des entreprises comme Toyota d’intégralement robotiser et automatiser leur chaîne de production.

Et il ne faut pas oublier que, dans les années 2000, l’innovation d’internet a finalement impacté toutes les entreprises (et il semble que l’IA suit le même cheminement). 

Pour autant tous les secteurs d’activité ne sont pas prêts à ce que l’IA soit généralisée ou au moins publiquement. L’intégration de l’intelligence artificielle peut être un bénéfice pour une entreprise et, en même temps une tentative d’innovation trop complexe et à laquelle la clientèle n’est pas prête. Pour les entreprises qui sont dépendantes de fournisseurs, la mise en place d’IA pourra potentiellement accélérer les processus, mais quand même limités par l’adoption par leur fournisseur. 

Les points à valider sur les aspects stratégiques :

• ✅ Est-ce que votre clientèle est prête à perdre du contact humain pour gagner en efficacité ?

• ✅ Est-ce que votre secteur d’activité est suffisamment mature sur les sujets numériques pour que l’intelligence artificielle soit un avantage concurrentiel ?

• ✅ Est-ce que votre entreprise a suffisamment entamé sa transformation digitale pour pouvoir avancer avec l’i a ?

• ✅ Est-ce que l’intégration de l’intelligence artificielle dans vos processus apporte une valeur ajoutée suffisamment pertinente pour le coût qu’elle implique ?

Si vous cochez ces points, l’intégration de l’IA est pertinente pour votre entreprise. 

Et ensuite ?

Il existe 2 situations face auxquelles vous pouvez arriver :

• 01 / Votre entreprise coche toutes les cases, et, dans ce cas, elle est prête à intégrer l’IA dans son quotidien.

• 02 / Votre entreprise ne coche pas toutes les cases et, dans ce cas-là l’intégration de l’IA est pertinente uniquement à petite échelle.

Dans tous les cas il faut expérimenter et tester avec parcimonie !

Cette technologie est un outil qui ne va pas révolutionner tout de suite votre entreprise, mais qui sur le fera sur long terme. Non pas en remplaçant vos métiers, mais plutôt en leur donnant un autre sens. 

Il est donc important de ne pas aller trop vite avec l’IA avant de la généraliser au sein de vos entreprises, mais, dans l’objectif de préparer vos équipes, il est pertinent d’intégrer des petits outils d’intelligence artificielle dans des processus métier. 

La digitalisation a été un bouleversement qui a pu laisser des séquelles et qui a parfois mené à la fermeture de société pourtant historique et implantée. Il est donc important de se préparer à l’utilisation généralisée de l’intelligence artificielle au sein de votre activité, car, même si elle n’est peut-être pas touchée aujourd’hui, les usages multiples et presque infinis remplaceront à terme toutes les tâches répétitives et sans valeur ajoutée de vos collaborateurs. 

Si vous vous posez des questions au sujet de l’intelligence artificielle, des possibilités pour l’intégrer au sein de votre activité ou même sur le fait de construire des bases solides pour ne pas subir la prochaine révolution, nos équipes sont là pour vous conseiller et répondre à vos questions.

Rater un projet de transformation : Ça ne s’improvise pas ! On ne parle ni de compétences ni de solutions, mais uniquement de méthode. Car il faut toute une équipe pour réussir son échec.

Ratez un projet de transformation : Ça ne s’improvise pas !

On ne parle ni de compétences ni de solutions, mais uniquement de méthode. 

Le récent projet de transformation digitale de Gifi en a été le meilleur exemple : il faut toute une équipe pour réussir son échec.

Transformer son entreprise est devenu un enjeu concurrentiel certain. Le numérique évolue tous les jours, et les entreprises traditionnelles ne sont pas conçues pour s’adapter en continu aux innovations. C’est pour cela que le concept de transformation digitale a été créé. On ne parle plus d’une entreprise qui mène de gros projets de transformation ou d’innovation de manière régulière, mais plutôt d’un mode de fonctionnement agile qui permet de tester rapidement de nouvelles idées afin de garder un avantage concurrentiel certain.

Dans cet article, nous allons vous donner 7 conseils pour échouer (avec succès) votre projet de transformation.

1/ Naviguer à vue

La principale source d’échecs de transformation vient d’un manque de vision et de l’absence d’objectifs clairs. « Rien ne sert de visualiser, il suffit d’avancer ».

Cette phrase résume la bonne façon de rater sa transformation. 

En effet, la transformation, c’est principalement un argument de communication, une raison de montrer à notre public que notre entreprise est innovante et qu’elle fait tout différemment de la concurrence. Pourquoi prendre la peine de définir un projet de transformation si c’est pour le changer dans 5 à 10 ans ?

Qui plus est, il est important de ne définir aucun objectif concret et mesurable. 

La mise en place de tels indicateurs risquerait de remettre en question le projet et de ralentir son déploiement. Et dans un monde qui avance vite, il faut courir…

De toute manière, la transformation a pour principal objectif de mettre en place de nouveaux outils « IA », « CLOUD », « IOT » ou « disruptifs » et se décompose en 3 étapes :

1. Trouver un outil avec un nom tendance.
2. Le mettre en place.
3. Trouver une raison de l’utiliser.

2/ Ne pas impliquer l’équipe de direction

Un projet de transformation, ça prend du temps…

Et généralement, quand on est dirigeant, on n’a pas le temps !

La bonne méthode, c’est de choisir un collaborateur qui s’y connaît un peu dans le numérique et qui a, si possible, entre 20 et 30 ans. 

(N’importe quel collaborateur avec n’importe quelle expérience fera l’affaire dès lors qu’il répond à ces 2 critères.)

Ensuite, on lui donne une deadline qu’il doit respecter coûte que coûte, et on insiste sur le fait qu’il doit continuer ses missions principales en parallèle du projet de transformation.

Si ce dernier a des questions sur les choix à faire, le laisser seul décideur, et lui faire comprendre que s’il ne prend pas les bonnes décisions, ce sera à lui de les assumer.

Si cette étape a bien été réalisée, il y a de fortes chances que l’on réussisse à échouer le projet de transformation.

Impliquer l’équipe de direction dans la sélection et la validation des nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils risquerait de remettre en question les choix stratégiques à moyen et long terme. Il faut donc que les dirigeants restent dans l’ignorance afin de ne pas être biaisés dans leurs futures stratégies.

3/ Communiquer au minimum en interne

Les projets de transformation, ça fait peur à tout le monde, surtout aux collaborateurs…

Alors, si on ne veut pas subir une vague de départ, il est important que ces derniers soient au courant du strict minimum vis-à-vis du projet.

Le plan de communication interne doit se résumer en 2 étapes :

1. Faire une réunion (en visioconférence) pour informer tout le monde de la mise en place du nouveau projet dans les prochains jours.
2. Envoyer un mail pour informer tout le monde que la mise en place est effective.

Bien sûr, il y a de fortes chances qu’avant cela, des rumeurs apparaissent au sein de l’entreprise, surtout si le collaborateur en charge du projet est bavard.

La meilleure réaction possible est celle de l’autruche : à chaque fois que quelqu’un aborde le sujet, nier et faire comme si de rien n’était. Dans le meilleur des cas, les collaborateurs resteront naïfs ; dans le pire, ils n’oseront rien dire…

4/ Choisir l’outil le plus « Sexy »

Le business, c’est une histoire de Feeling ! *

*(Trump l’a dit, c’est donc vrai !)

Eh bien, quand on parle de rater sa transformation, c’est la même chose. On choisit un outil dont tout le monde parle, parce qu’il sonne innovant, qu’il est à la mode, ou parce que notre voisin nous l’a conseillé. On sort la carte bleue sans le comparer à d’autres solutions du marché, et surtout, on délègue sa configuration au collaborateur qui gère le projet.

De toute façon, aujourd’hui, tous les outils se ressemblent, le reste, c’est du marketing.

Dans un monde idéal, il n’y aurait qu’un seul outil sur le marché, et tout le monde utiliserait le même. Après tout, une entreprise reste une entreprise, avec des fournisseurs, des clients, des partenaires et des employés pour gérer tout ça.

5/ Former sur le tas

Il ne sert à rien de préparer la formation des collaborateurs avant même que l’outil soit mis en place. N’oublions pas que ces derniers doivent être au courant au dernier moment ! Il ne faut donc pas leur donner d’indices.

Alors, oui, évidemment, après la mise en place des nouveaux outils, il se peut que certains collaborateurs aient du mal à les prendre en main. 

Aucun problème, le fournisseur de la solution a généralement mis en ligne des tutoriels vidéo sur son site pour que les collaborateurs puissent se former tout seuls dans leur coin. De toute façon, aujourd’hui, l’adaptabilité est une compétence clé, toutes les occasions sont bonnes pour la développer.

Si, malgré ces « formations », certains collaborateurs ont toujours du mal, il existe 3 possibilités :

• Déléguer toute une partie de leurs tâches en lien avec l’outil à des collaborateurs plus jeunes, plus malléables et qui feraient tout pour se faire bien voir ;
• Faire comprendre aux collaborateurs que c’est à eux de s’adapter à l’entreprise et non l’inverse ;
• Et s’ils persistent dans leur entêtement à ne pas réussir à utiliser l’outil, les pousser gentiment vers la porte de sortie.

6/ Ne pas faire évoluer les outils

Un projet de transformation, c’est binaire : avant une date, on travaille d’une certaine façon, et après, d’une autre.

Pour bien rater sa transformation, il est important que cette dernière ne soit pas agile :

Ce n’est pas aux outils de s’adapter aux collaborateurs, mais aux collaborateurs de s’adapter aux outils.

Si des situations bloquantes apparaissent dans les processus, il ne faut surtout pas remettre en question le fonctionnement des outils, mais uniquement le fonctionnement des équipes. En effet, ça coûte généralement moins cher, et ça vas plus vite.

Il y aura toujours quelques collaborateurs qui chercheront tant bien que mal à proposer des pistes d’amélioration. Une petite astuce pour dissiper très rapidement leur enthousiasme consiste en la mise en place d’une boîte à idées, si possible au format papier, qu’il ne sera pas utilisé de consulter et dont il faudra régulièrement veiller au recyclage… (Le papier c’est un recyclage spécifique !)

7/ Ne pas organiser son Projet

80% d’un projet de transformation concerne uniquement de l’étude et de la réflexion. Sur un projet d’un an, c’est presque 10 mois de temps perdu à se renseigner, parler, faire des comptes-rendus de réunion, animer des ateliers, faire les comptes-rendus des ateliers, faire des allers-retours avec son prestataire, etc.

Mais dans une entreprise, on n’a pas le temps ! 

Tout ça, c’est bien beau à l’école, lorsqu’on forme les ingénieurs ou les consultants pour les occuper, mais dans la réalité du terrain : on avance au jour le jour.

Pour bien rater son projet, il est donc important d’économiser ces 80% de notre temps pour des tâches plus productives.

Pour conclure !

Tout le monde n’a pas la chance de rater un projet de transformation dans sa vie. C’est une opportunité qui ne se présente qu’une fois !

Beaucoup pensent qu’il est important de tout organiser, de tout planifier, de tout comparer, mais ils se trompent. Le plus important dans une entreprise, c’est l’action, et, quand on est un homme ou une femme d’action, on ne perd pas son temps dans tous ces procédés alambiqués. 

D’ailleurs, les plus grands dirigeants de ce monde n’ont jamais fini leurs études ! (RIP Steve Jobs ❤️)

J’espère donc qu’avec cette check-list, vous aurez toutes les cartes en main pour vous aussi rater votre projet de transformation. 

Car on n’a pas deux fois la chance de rater sa transformation !

Ne suivez bien sûr pas ces conseils (sauf si vous souhaitez vraiment rater votre projet de transformation). 

En revanche, ces 7 points sont réellement les principaux facteurs d’échecs des projets en entreprise. Ils sont issus de nos expériences chez Onilys et du consensus global des entreprises de conseil en transformation digitale.

Si vous cherchez de vrais conseils pour réussir vos projets de transformation, n’hésitez pas à nous contacter, et nous vous donnerons les vraies clés pour réussir votre projet.

70 % des projets IT échouent ou rencontrent de sérieuses difficultés, principalement à cause d’une mauvaise gestion de projet. (Standish Group Chaos Report 2020).

Pas toujours facile de mener un projet quand on a une idée !

Pour preuve, 70 % des projets IT échouent ou rencontrent de sérieuses difficultés, principalement à cause d’une mauvaise gestion de projet. (Standish Group Chaos Report 2020)

La gestion de projet IT (Information Technology) est un domaine à part entière qui permet aux entreprises de concrétiser leurs idées. Que vous soyez un chef de projet, un directeur métier ou membre d’une équipe de transformation digitale, comprendre les bases de la gestion de projet IT est essentiel pour assurer le succès de vos projets.

Dans cet article, nous allons explorer les concepts fondamentaux de la gestion de projet IT, les étapes clés, les méthodologies courantes, et les meilleures pratiques pour vous aider à démarrer !

Qu’est-ce que la Gestion de Projet IT ?

La gestion de projet IT est le processus de planification, d’organisation, de gestion et de suivi des projets technologiques. Cela inclut la gestion des ressources, des délais, des coûts et de la qualité pour atteindre les objectifs du projet. La gestion de projet IT est essentielle pour garantir une livraison dans les délais, dans les limites du budget et selon les spécifications demandées.

Les grandes étapes de la gestion de projet IT

1/ Lancement du Projet

Le lancement du projet est la première étape où l’idée du projet est formalisée. Cela inclut la définition des objectifs du projet, l’identification des parties prenantes, et l’obtention de l’approbation pour démarrer le projet.

Éléments clés :

• Définition des Objectifs : Clarifiez les objectifs du projet et assurez-vous qu’ils sont alignés avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

• Identification des Parties prenantes : Identifiez toutes les parties prenantes clés et leurs attentes.

• Obtention de l’Approbation : Présentez le projet aux décideurs pour obtenir l’approbation et le financement nécessaires.

2/ Planification du Projet

La planification du projet est une étape cruciale où les détails du projet sont définis. Cela inclut la création d’un plan de projet détaillé, la définition des tâches, des délais, des ressources et des coûts. La planification du projet permet de s’assurer que toutes les parties prenantes sont alignées sur les objectifs et les attentes.

Éléments clés :

• Création du Plan de Projet : Développez un plan de projet détaillé qui inclut les tâches, les délais, les ressources et les coûts.

• Définition des Tâches : Identifiez toutes les tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet.

• Allocation des Ressources : Assurez-vous que les ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières) sont disponibles.

• Estimation des Coûts : Évaluez les coûts associés à chaque tâche et au projet dans son ensemble.

3/ Exécution du Projet

L’exécution du projet est la phase où les tâches définies dans le plan de projet sont mises en œuvre. Cela inclut la gestion des équipes, la coordination des tâches, et la surveillance des progrès. L’exécution du projet nécessite une communication efficace et une gestion rigoureuse des ressources.

Éléments clés :

• Gestion des Équipes : Assurez-vous que toutes les équipes sont alignées et travaillent efficacement.

• Coordination des Tâches : Coordonnez les tâches pour garantir qu’elles sont exécutées dans les délais.

• Surveillance des Progrès : Suivez les progrès du projet et ajustez les plans si nécessaire.

• Communication efficace : Maintenez une communication ouverte avec toutes les parties prenantes pour assurer la transparence et l’engagement.

4/ Suivi et Contrôle du Projet

Le suivi et le contrôle du projet consistent à surveiller les progrès du projet par rapport au plan de projet. Cela inclut la gestion des risques, la résolution des problèmes, et l’ajustement des plans en fonction des besoins. Le suivi et le contrôle du projet permettent de s’assurer que le projet reste sur la bonne voie.

Éléments clés :

• Gestion des Risques : Identifiez et gérez les risques pour minimiser leur impact.

• Résolution des Problèmes : Résolvez rapidement les problèmes qui surviennent pour éviter les retards.

• Ajustement des Plans : Ajustez les plans de projet en fonction des besoins et des changements.

• Utilisation des KPI : Utilisez des indicateurs de performance clé (KPI) pour mesurer les progrès et l’efficacité.

5/ Clôture du Projet

La clôture du projet est la dernière étape où le projet est officiellement terminé. Cela inclut la livraison des livrables, la documentation des leçons apprises, et la clôture des contrats. La clôture du projet permet de s’assurer que toutes les tâches sont complétées et que les objectifs du projet sont atteints.

Éléments clés :

• Livraison des Livrables : Assurez-vous que tous les livrables sont complétés et livrés aux parties prenantes.

• Documentation des leçons apprises : Documentez les leçons apprises pour améliorer les futurs projets.

• Clôture des Contrats : Clôturez tous les contrats et les accords associés au projet.

• Évaluation du Projet : Évaluez le projet pour déterminer son succès et identifier les domaines d’amélioration.

Les Méthodologies de Gestion de Projet IT

1/ Cascade (Waterfall)

La méthode en Cascade (aussi appelé Waterfall) est une approche séquentielle dans laquelle chaque phase du projet doit être complétée avant de passer à la suivante. Cette méthode est idéale pour les projets où les exigences sont claires et ne changent pas fréquemment.

Avantages :

• Clarté : Les étapes sont définies et faciles à suivre.

• Documentation : Chaque phase est bien documentée, ce qui facilite la traçabilité.

Inconvénients :

• Rigidité : Difficile de revenir en arrière pour apporter des modifications.

• Temps : Peut être long et coûteux si des changements sont nécessaires.

Phases Clés :

• 1 – Conception : Définir les exigences et les spécifications du projet.

• 2 – Développement : Créer le produit ou le service.

• 3 – Tests : Vérifier que le produit ou le service fonctionne comme prévu.

• 4 – Déploiement : Mettre en œuvre le produit ou le service.

• 5 – Maintenance : Assurer le bon fonctionnement du produit ou du service après sa mise en œuvre.

2/ Scrum

Le Scrum est une méthodologie agile qui divise le projet en cycles courts appelés « sprints ». Chaque sprint dure généralement de 2 à 4 semaines et se concentre sur la livraison d’un produit fonctionnel. Une équipe scrum réunit généralement :

• Un Scrum Master : Il facilite les réunions et aide l’équipe à suivre les pratiques Scrum.

• Un Product Owner (PO) : Il représente les parties prenantes et définit les priorités du projet.

• Une Équipe de Développement : Travaille sur les tâches définies dans le sprint.

Avantages :

• Flexibilité : Permets d’apporter des modifications rapidement.

• Transparence : Les progrès sont visibles à chaque fin de sprint.

Inconvénients :

• Complexité : Peut-être difficile à mettre en œuvre pour les équipes non familiarisées avec l’agilité.

• Ressources : Nécessite une équipe dédiée et des rôles spécifiques (Scrum Master, Product Owner).

Principes Clés :

• 1 – Sprint Planning : Définir les objectifs et les tâches pour le sprint.

• 2 – Daily Stand-up : Réunion quotidienne pour discuter des progrès et des obstacles.

• 3 – Sprint Review : Réunion à la fin du sprint pour présenter les résultats aux parties prenantes.

• 4 – Sprint Retrospective : Réunion pour discuter des leçons apprises et des améliorations possibles.

3/ Lean

La méthodologie Lean vise à supprimer les gaspillages et à optimiser en continu les processus. Elle s’applique notamment dans les secteurs industriels et le développement logiciel.

Avantages :

• Efficacité : Réduis les gaspillages et améliore la productivité.

• Amélioration continue : Encourage l’amélioration continue des processus.

Inconvénients :

• Complexité : Peut-être difficile à mettre en œuvre sans une compréhension approfondie des processus.

• Résistance au changement : Peut rencontrer une résistance de la part des équipes habituées à des méthodes traditionnelles.

Principes Clés :

• 1 – Élimination des Gaspillages : Identifier et éliminer les activités qui n’ajoutent pas de valeur.

• 2 – Amélioration continue : Encourager une culture d’amélioration continue.

• 3 – Flux de Travail : Optimiser le flux de travail pour réduire les temps d’attente.

• 4 – Pull System : Produire uniquement ce qui est nécessaire, quand c’est nécessaire.

4/ Kanban

Kanban est une méthodologie visuelle qui utilise des tableaux pour suivre le flux de travail. Elle est particulièrement utile pour les équipes qui travaillent sur des tâches récurrentes ou des projets en cours.

Avantages :

• Visibilité : Offre une vue claire de l’état des tâches.

• Flexibilité : Permets de gérer les tâches de manière continue et fluide.

Inconvénients :

• Complexité : Peut devenir complexe avec un grand nombre de tâches.

• Ressources : Nécessite une gestion rigoureuse pour éviter les goulots d’étranglement.

Éléments Clés :

• 1 – Tableau Kanban : Un tableau visuel qui montre les tâches à différentes étapes du flux de travail.

• 2 – Cartes Kanban : Des cartes représentant les tâches qui se déplacent à travers les colonnes du tableau.

• 3 – Limites de Travail en Cours (WIP) : Limiter le nombre de tâches en cours pour éviter les goulots d’étranglement.

• 4 – Flux de Travail : Optimiser le flux de travail pour réduire les temps d’attente.

Les meilleures pratiques pour un projet IT réussi !

1/ Définir des objectifs clairs

Assurez-vous que les objectifs du projet sont clairement définis et compris par toutes les parties prenantes. Des objectifs clairs permettent de maintenir la concentration et de mesurer le succès du projet.

2/ Utiliser des Outils de Gestion de Projet

Utilisez des outils de gestion de projet pour planifier, suivre et gérer les tâches. Des outils comme Jira, Trello, Asana et Microsoft Project peuvent grandement faciliter la gestion de projet.

3/ Communiquer efficacement

La communication est essentielle pour le succès de tout projet. Toutes les parties prenantes doivent être informées des progrès, des changements et de défis. Une communication efficace permet de maintenir l’engagement et de résoudre rapidement les problèmes.

4/ Gérer les Risques

Identifiez et gérez les risques dès le début du projet. Un plan de gestion des risques permet de minimiser les impacts négatifs et de préparer des solutions de contournement.

5/ Suivre les Progrès

Utilisez des indicateurs de performance clé (KPI) pour suivre les progrès du projet. Les KPI permettent de mesurer l’efficacité et de prendre des décisions basées sur des données concrètes.

6/ Impliquer les Parties prenantes

Assurez-vous que toutes les parties prenantes sont impliquées et engagées dans le projet. Cela permet de garantir que les attentes sont alignées et que les besoins sont satisfaits.

Conclusion

La gestion de projet IT est un domaine complexe, mais essentiel pour le succès de toute initiative technologique. En comprenant les étapes clés, les méthodologies courantes et en appliquant les meilleures pratiques, vous pouvez assurer que vos projets seront livrés dans les délais, dans les limites du budget et selon les spécifications requises. Que vous soyez un chef de projet, un directeur métier ou un membre d’une équipe de transformation digitale, maîtriser les bases de la gestion de projet IT est crucial pour atteindre vos objectifs et réussir vos initiatives.

Si vous avez des questions sur la façon de piloter votre projet IT, n’hésitez pas à nous contacter. Nous répondrons gratuitement et avec précision à toutes vos interrogations.