Comment rater un projet de transformation : Un guide étape par étape.

Ratez un projet de transformation : Ça ne s'improvise pas !

On ne parle ni de compétences ni de solutions, mais uniquement de méthode.

Le récent projet de transformation digitale de Gifi en a été le meilleur exemple : il faut toute une équipe pour réussir son échec.

Transformer son entreprise est devenu un enjeu concurrentiel certain. Le numérique évolue tous les jours, et les entreprises traditionnelles ne sont pas conçues pour s'adapter en continu aux innovations. C'est pour cela que le concept de transformation digitale a été créé. On ne parle plus d'une entreprise qui mène de gros projets de transformation ou d'innovation de manière régulière, mais plutôt d'un mode de fonctionnement agile qui permet de tester rapidement de nouvelles idées afin de garder un avantage concurrentiel certain.

Dans cet article, nous allons vous donner 7 conseils pour échouer (avec succès) votre projet de transformation.

1. Naviguer à vue

@GIPHY

La principale source d'échecs de transformation vient d'un manque de vision et de l'absence d'objectifs clairs. « Rien ne sert de visualiser, il suffit d'avancer. »

Cette phrase résume la bonne façon de rater sa transformation.

En effet, la transformation, c'est principalement un argument de communication, une raison de montrer à notre public que notre entreprise est innovante et qu'elle fait tout différemment de la concurrence. Pourquoi prendre la peine de définir un projet de transformation si c’est pour le changer dans 5 à 10 ans ?

Qui plus est, il est important de ne définir aucun objectif concret et mesurable.

La mise en place de tels indicateurs risquerait de remettre en question le projet et de ralentir son déploiement. Et dans un monde qui avance vite, il faut courir...

De toute manière, la transformation a pour principal objectif de mettre en place de nouveaux outils « IA », « CLOUD », « IOT » ou « disruptifs » et se décompose en 3 étapes :

1. Trouver un outil avec un nom tendance.
2. Le mettre en place.
3. Trouver une raison de l’utiliser.

2. Ne pas impliquer l'équipe de direction

Un projet de transformation, ça prend du temps...

Et généralement, quand on est dirigeant, on n'a pas le temps !

La bonne méthode, c'est de choisir un collaborateur qui s'y connaît un peu dans le numérique et qui a, si possible, entre 20 et 30 ans.

(N'importe quel collaborateur avec n'importe quelle expérience fera l'affaire dès lors qu'il répond à ces 2 critères.)

@GIPHY

Ensuite, on lui donne une deadline qu’il doit respecter coûte que coûte, et on insiste sur le fait qu'il doit continuer ses missions principales en parallèle du projet de transformation.

Si ce dernier a des questions sur les choix à faire, le laisser seul décideur, et lui faire comprendre que s’il ne prend pas les bonnes décisions, ce sera à lui de les assumer.

Si cette étape a bien été réalisée, il y a de fortes chances que l'on réussisse à échouer le projet de transformation.

Impliquer l’équipe de direction dans la sélection et la validation des nouvelles méthodes de travail et des nouveaux outils risquerait de remettre en question les choix stratégiques à moyen et long terme. Il faut donc que les dirigeants restent dans l'ignorance afin de ne pas être biaisés dans leurs futures stratégies.

3. Communiquer au minimum en interne

Les projets de transformation, ça fait peur à tout le monde, surtout aux collaborateurs…

Alors, si on ne veut pas subir une vague de départ, il est important que ces derniers soient au courant du strict minimum vis-à-vis du projet.

Le plan de communication interne doit se résumer en 2 étapes :

1. Faire une réunion (en visioconférence) pour informer tout le monde de la mise en place du nouveau projet dans les prochains jours.
2. Envoyer un mail pour informer tout le monde que la mise en place est effective.

Bien sûr, il y a de fortes chances qu’avant cela, des rumeurs apparaissent au sein de l'entreprise, surtout si le collaborateur en charge du projet est bavard.

La meilleure réaction possible est celle de l'autruche : à chaque fois que quelqu'un aborde le sujet, nier et faire comme si de rien n’était. Dans le meilleur des cas, les collaborateurs resteront naïfs ; dans le pire, ils n'oseront rien dire…

4. Choisir l’outil le plus « Sexy »

Le business, c’est une histoire de Feeling ! *

*(Trump l'a dit, c'est donc vrai !)

@GIPHY

Eh bien, quand on parle de rater sa transformation, c'est la même chose. On choisit un outil dont tout le monde parle, parce qu'il sonne innovant, qu'il est à la mode, ou parce que notre voisin nous l'a conseillé. On sort la carte bleue sans le comparer à d'autres solutions du marché, et surtout, on délègue sa configuration au collaborateur qui gère le projet.

De toute façon, aujourd'hui, tous les outils se ressemblent, le reste, c’est du marketing.

Dans un monde idéal, il n'y aurait qu'un seul outil sur le marché, et tout le monde utiliserait le même. Après tout, une entreprise reste une entreprise, avec des fournisseurs, des clients, des partenaires et des employés pour gérer tout ça.

5. Former sur le tas

Il ne sert à rien de préparer la formation des collaborateurs avant même que l'outil soit mis en place. N'oublions pas que ces derniers doivent être au courant au dernier moment ! Il ne faut donc pas leur donner d'indices.

Alors, oui, évidemment, après la mise en place des nouveaux outils, il se peut que certains collaborateurs aient du mal à les prendre en main.

Aucun problème, le fournisseur de la solution a généralement mis en ligne des tutoriels vidéo sur son site pour que les collaborateurs puissent se former tout seuls dans leur coin. De toute façon, aujourd'hui, l'adaptabilité est une compétence clé, toutes les occasions sont bonnes pour la développer.

@GIPHY

Si, malgré ces « formations », certains collaborateurs ont toujours du mal, il existe 3 possibilités :

• Déléguer toute une partie de leurs tâches en lien avec l'outil à des collaborateurs plus jeunes, plus malléables et qui feraient tout pour se faire bien voir ;
• Faire comprendre aux collaborateurs que c'est à eux de s'adapter à l'entreprise et non l'inverse ;
• Et s’ils persistent dans leur entêtement à ne pas réussir à utiliser l'outil, les pousser gentiment vers la porte de sortie.

6. Ne pas faire évoluer les outils

Un projet de transformation, c'est binaire : avant une date, on travaille d'une certaine façon, et après, d’une autre.

Pour bien rater sa transformation, il est important que cette dernière ne soit pas agile :

Ce n'est pas aux outils de s'adapter aux collaborateurs, mais aux collaborateurs de s'adapter aux outils.

Si des situations bloquantes apparaissent dans les processus, il ne faut surtout pas remettre en question le fonctionnement des outils, mais uniquement le fonctionnement des équipes. En effet, ça coûte généralement moins cher, et ça vas plus vite.

Il y aura toujours quelques collaborateurs qui chercheront tant bien que mal à proposer des pistes d'amélioration. Une petite astuce pour dissiper très rapidement leur enthousiasme consiste en la mise en place d'une boîte à idées, si possible au format papier, qu'il ne sera pas utilisé de consulter et dont il faudra régulièrement veiller au recyclage… (Le papier c'est un recyclage spécifique !)

7. Ne pas organiser son Projet

80% d'un projet de transformation concerne uniquement de l'étude et de la réflexion. Sur un projet d’un an, c'est presque 10 mois de temps perdu à se renseigner, parler, faire des comptes-rendus de réunion, animer des ateliers, faire les comptes-rendus des ateliers, faire des allers-retours avec son prestataire, etc.

Mais dans une entreprise, on n’a pas le temps !

Tout ça, c'est bien beau à l'école, lorsqu'on forme les ingénieurs ou les consultants pour les occuper, mais dans la réalité du terrain : on avance au jour le jour.

Pour bien rater son projet, il est donc important d'économiser ces 80% de notre temps pour des tâches plus productives.

Pour conclure !

Tout le monde n'a pas la chance de rater un projet de transformation dans sa vie. C'est une opportunité qui ne se présente qu'une fois !

Beaucoup pensent qu'il est important de tout organiser, de tout planifier, de tout comparer, mais ils se trompent. Le plus important dans une entreprise, c'est l'action, et, quand on est un homme ou une femme d'action, on ne perd pas son temps dans tous ces procédés alambiqués.

D'ailleurs, les plus grands dirigeants de ce monde n'ont jamais fini leurs études ! (RIP Steve Jobs ❤️)

J'espère donc qu'avec cette check-list, vous aurez toutes les cartes en main pour vous aussi rater votre projet de transformation.

Car on n'a pas deux fois la chance de rater sa transformation !

Ne suivez bien sûr pas ces conseils (sauf si vous souhaitez vraiment rater votre projet de transformation).

Par contre, ces 7 points sont réellement les principaux facteurs d'échecs des projets en entreprise. Ils sont issus de nos expériences chez Onilys et du consensus global des entreprises de conseil en transformation digitale.

Si vous cherchez de vrais conseils pour réussir vos projets de transformation, n'hésitez pas à nous contacter, et nous vous donnerons les vraies clés pour réussir votre projet.