AMOA pour la modernisation et la migration des environnements de stockage et de collaboration.

1/ Harmoniser les processus métiers pour un fonctionnement unique et commun

NGE BATIMENT compte 700 collaborateurs répartis sur 10 sites , dans différentes zones géographiques et ayant des métiers et processus propres.

Le premier défi a consisté à appréhender finement le fonctionnement de chaque entité afin d’identifier les points de convergence et les spécificités à préserver.

Actions menées :

• Audit complet des processus existants :
  • Analyse des workflows, des outils utilisés et des rôles au sein de chaque site,
  • Identification des bonnes pratiques locales et des goulots d’étranglement,
  • Benchmark interne pour comparer les performances et les méthodes entre les entités.
• Cartographie détaillée des métiers :
  • Modélisation des processus clés (ex : gestion de chantier, achats, reporting, RH),
  • Recensement des interdépendances entre les services et les sites,
  • Visualisation des écarts entre les pratiques actuelles et les standards du secteur.

Résultats :

Une vision 360° des processus de NGE BATIMENT, permettant de :

• Prioriser les processus à harmoniser en fonction de leur impact sur la performance,
• Définir un cadre commun tout en laissant une marge d’adaptation pour les spécificités locales.

Tout cela a été regroupé au sein de deux livrables :

• Un rapport d’audit
• Un cahier des charges de la solution et du fonctionnement optimal

2/ Configurer et personnaliser la solution

Une fois les besoins identifiés, l’enjeu était de concevoir une solution sur mesure, à la fois unifiée et flexible, pour répondre aux attentes de toutes les entités.

Actions menées :

• Choix et paramétrage d’outils adaptés :
  • Sélection de la plateforme collaborative 
  • Intégration des processus harmonisés dans l’outil,
  • Personnalisation des interfaces et des droits d’accès pour chaque type d’utilisateur (Exploitation, Bureau d’études, Direction…).
• Création des éléments communs :
  • Conception d’une arborescence uniformisée
  • Recensement des interdépendances entre les services et les sites,
  • Visualisation des écarts entre les pratiques actuelles et les standards du secteur.

Résultats :

Une solution opérationnelle, alignée sur les besoins métiers et prête à être déployée, avec :

• Une meilleure traçabilité des actions et des évolutions des indices/versions de plans.
• Une réduction des temps de traitement grâce à la robotisation des tâches répétitives,
• Une collaboration plus fluide grâce au partage des données en temps réel, un moteur de recherche intégré et une boite mail par chantier qui suit la vie de l’affaire.

3/ Migrer les données et accompagner la montée en compétences

La réussite du projet reposait sur deux piliers :

• la migration des données historiques
• l’appropriation par les équipes de la nouvelle organisation.

Actions menées :

• Migration des données :
  • Nettoyage et structuration des données existantes avec les équipes pour les rendre compatibles avec la nouvelle solution,
  • Transfert sécurisé des données (historiques des chantiers, contrats, stocks, ressources) vers les nouveaux outils,
  • Vérification de l’intégrité et de la cohérence des données après migration.
• Formation et accompagnement :
  • Co-organisation d’ateliers pratiques pour former les équipes aux nouveaux processus et outils,
  • Désignation de référents internes par site pour relayer l’information et résoudre les problèmes au quotidien,
  • Mise en place d’un support dédié (FAQ, hotline, sessions de questions/réponses) pour accompagner la transition.

Résultats :

• Une adoption rapide par les collaborateurs avec un taux de satisfaction élevée,
• Une continuité opérationnelle assurée pendant et après la migration,
• Une autonomie accrue des équipes dans l’utilisation des nouveaux outils.

Pour accompagner la montée en compétence plusieurs actions ont été mises en place :

• Un guide utilisateurs à été édité,
• Des outils d’auto-formation ont été fournis pour les nouveaux recrutements,
• Des ateliers de montée en compétences ont été co-organisés avec le service interne dédié.