Qu'est-ce qu'un ERP et comment peut-il révolutionner votre entreprise ?

Un ERP peut augmenter la rentabilité d'une entreprise jusqu'à 20%. Qu'est-ce qu'un ERP et comment le mettre en place ?

À l'ère de la digitalisation, les entreprises modernes sont confrontées à des défis de gestion de plus en plus complexes. La coordination entre différents départements, la gestion des données en temps réel et l'automatisation des processus ne sont que quelques-uns des obstacles à surmonter pour rester compétitif !

Dans cet article, nous allons explorer le concept des ERP et démontrer comment ces outils puissants peuvent transformer radicalement les opérations de votre entreprise.

1/ Qu'est-ce qu'un ERP ?

Définition

Un ERP (Enterprise Resource Planning / Progiciel de gestion intégré en français) est une solution logicielle conçue pour gérer et automatiser les processus métiers d'une organisation.

Imaginez l'ERP comme le système nerveux d'une entreprise, reliant tout les services tels que la finance, les ressources humaines, la production, la logistique et les ventes. En centralisant les données et les processus, un ERP permet une vue d'ensemble cohérente et en temps réel des opérations, facilitant ainsi la prise de décision et améliorant l'efficacité globale.

Origines et Évolution

L'histoire des systèmes ERP commence dans les années 60.

À cette époque, les entreprises utilisaient des systèmes de planification des besoins en ressources (MRP) pour gérer leurs stocks et leurs processus de production. Ces systèmes, bien que révolutionnaires, étaient limités et ne couvraient qu'une partie des besoins de l'entreprise.

Dans les années 1980, les systèmes MRP ont évolué pour devenir des systèmes de planification des ressources de fabrication (MRP II), intégrant davantage de fonctions telles que la gestion des ressources humaines et la finance. C'est à cette époque que les entreprises ont commencé à réaliser le potentiel d'une gestion intégrée.

Cependant, c'est dans les années 1990 que le véritable tournant s'est produit. Avec l'avènement de l'informatique et des réseaux, les systèmes ERP modernes ont vu le jour. Des entreprises comme SAP, Oracle et PeopleSoft ont développé des solutions logicielles capables d'intégrer tous les aspects d'une entreprise dans un seul système unifié. Ces systèmes ERP ont rapidement gagné en popularité, transformant la manière dont les entreprises opéraient.

Au fil des années, les ERP ont continué à évoluer, intégrant de nouvelles technologies telles que le cloud computing, l'intelligence artificielle et l'analyse de données avancée. Aujourd'hui, les systèmes ERP sont plus puissants et plus flexibles que jamais, offrant des solutions adaptées aux entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, et permettant une utilisation en local ou dans le cloud.

Fonctionnalités de base

Les ERP modernes offrent une gamme de fonctionnalités conçues pour optimiser les opérations de l'entreprise.

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités :

• Intégration des données : Les ERP centralisent les données de différents services dans une seule base de données, éliminant ainsi les silos d'information et assurant une cohérence des données à travers l'entreprise.
• Automatisation des processus : En automatisant les tâches répétitives et les processus métiers, les ERP réduisent les erreurs humaines et libèrent du temps pour que les employés se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation peux avoir lieu directement dans l'ERP ou via des outils annexes.
• Gestion financière : Les modules financiers des ERP permettent de gérer la comptabilité, la facturation, les budgets et les rapports financiers, offrant une vision claire de la santé financière de l'entreprise.
• Gestion de la chaîne logistique : Les ERP aident à optimiser la gestion des stocks, les achats, la logistique et la distribution, améliorant ainsi l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.
• Gestion des ressources humaines : Les modules RH des ERP facilitent la gestion des employés, y compris la paie, le recrutement, la formation et le développement.
• Analyse et reporting : Les ERP offrent des outils d'analyse et de reporting avancés, permettant aux entreprises de surveiller leurs performances, d'identifier les tendances et de prendre des décisions éclairées.

Au final, un ERP c'est bien plus qu'un logiciel de gestion...

...C'est un outil stratégique qui transforme les opérations d'une entreprise, améliore son efficacité et soutien sa croissance à long terme.

2/ Les Avantages d'un ERP

Efficacité opérationnelle

L'un des principaux avantages d'un ERP est l'amélioration significative de l'efficacité opérationnelle.

En automatisant les processus métiers et en réduisant les tâches manuelles, les ERP permettent aux entreprises de fonctionner de manière plus fluide et plus rapide.

Par exemple, les processus de facturation, de gestion des stocks et de traitement des commandes, qui étaient autrefois gérés manuellement, peuvent désormais être automatisés, réduisant ainsi les erreurs et libérant du temps pour les employés. Cette automatisation conduit à une augmentation de la productivité et à une réduction des coûts opérationnels, permettant aux entreprises de se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des tâches administratives !

Prise de décision éclairée

Un autre avantage majeur de l'ERP est sa capacité à fournir un accès en temps réel à des données précises et à des outils d'analyse avancés.

Les ERP offrent des tableaux de bord personnalisables qui permettent aux décideurs de visualiser les indicateurs clés de performance (KPI) et d'obtenir une vue d'ensemble de la santé de l'entreprise. Ces tableaux de bord peuvent inclure des graphiques, des rapports et des analyses prédictives, facilitant ainsi la prise de décision éclairée.

Par exemple, un directeur financier peut utiliser un tableau de bord ERP pour surveiller les flux de trésorerie, les coûts et les revenus, et prendre des décisions informées sur les investissements futurs ou les réductions de coûts.

Collaboration améliorée

Les ERP améliorent également la collaboration entre les différents services d'une entreprise.

En centralisant les données et en fournissant une plateforme commune pour la communication et la gestion des projets, les ERP éliminent les silos d'information et favorisent une culture de collaboration. Par exemple, les commerciaux peuvent facilement partager des informations sur les commandes clients avec le service de production, qui à son tour peut planifier la production en conséquence.

Cette intégration et cette transparence améliorent la coordination et la communication, conduisant à une meilleure satisfaction client et à une efficacité accrue.

Évolutivité

Enfin, les ERP sont conçus pour soutenir la croissance et l'expansion des entreprises.

Que ce soit par l'ajout de nouveaux modules, l'intégration de nouvelles fonctionnalités ou l'expansion à de nouveaux marchés, les ERP offrent la flexibilité nécessaire pour évoluer avec l'entreprise.

Par exemple, une entreprise qui commence avec un module de base pour la gestion financière peut ajouter des modules pour la gestion de la chaîne logistique, les ressources humaines et le e-commerce à mesure qu'elle grandit.

Cette évolutivité permet aux entreprises de s'adapter aux changements du marché et de saisir de nouvelles opportunités sans avoir à remplacer leur système de gestion existant.

3/ Etude de cas

Un client dans le commerce et la réparation de véhicules.

Contexte : Le client est une entreprise indépendante de vente et de réparation de véhicules d'occasion. Il doit gérer de nombreux fournisseurs pour toutes ses pièces et doit organiser ses ateliers entre la préparation de véhicule pour la revente et les travaux d'entretien et réparation pour ses clients. Une grosse partie du travail du chef d'atelier concerne la gestion des commandes, des stocks et le suivi des temps de travail des collaborateurs. Deux collaborateurs de l'entreprise sont dédiés uniquement à des tâches administratives.

Besoin : L'entreprise souhaitait mettre en place un outil pour réduire le travail administratif des collaborateurs et permettre un meilleur suivi des opérations de préparation, entretien et réparation. Les objectifs étaient :

• Permettre aux collaborateurs administratifs de se concentrer sur les aspects commerciaux et réglementaires de leur activité, 

• Permettre au chef d'atelier de passer moins de temps sur les tâches administratives pour se concentrer sur l'encadrement et la formation des collaborateurs,

• Réduire les besoins de stocks flottant en mettant en place un processus de commande automatisé auprès des fournisseurs via une interface unique.

Solution : L'entreprise à intégré l'ERP Odoo relié à son site internet et à un module de centralisation des API de ses fournisseurs. L'outil à permis l'automatisation des processus administratifs, de la prise de rendez-vous par le client jusqu'a la restitution du véhicule en passant par la commande des pièces. Grâce à l'ERP ainsi qu'aux outils annexes, l'entreprise a pu éviter le recrutement d'un magasinier pour la gestion des stocks et de commande, réduire le délai de traitement des réparations, raccourcir le délai de préparation des véhicules d'occasion et développer son activité via les prises de rendez-vous par internet.

4/ Comment choisir et implémenter un ERP ?

Etape 1 / Evaluer les besoins

Le choix d'un ERP commence par une évaluation approfondie des besoins de l'entreprise.

Cette étape est cruciale pour s'assurer que le système sélectionné répondra aux exigences opérationnelles et stratégiques de l'organisation. Voici quelques éléments clés pour évaluer vos besoins :

• Analyse des processus métiers : Identifiez les processus métiers critiques qui nécessitent une amélioration ou une automatisation. Cela peut inclure la gestion financière, la gestion de la chaîne logistique, les ressources humaines, etc. Une cartographie des processus métiers avec un expert externe permet de s'assurer d'une analyse juste et objective.
• Implication de tous les services : Impliquez les différents services de l'entreprise, utilisateurs finaux comme managers, pour comprendre leurs besoins et leurs attentes.
• Définition des objectifs : Définissez clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre avec l'ERP (ex. l'amélioration de l'efficacité, la réduction des coûts ou l'amélioration de la satisfaction client...).
• Priorisation des fonctionnalités : Établissez une liste des fonctionnalités minimales requises, en les classant par ordre de priorité en fonction de leur importance pour votre entreprise.

Etape 2 / Sélectionner l'outil

Une fois vos besoins évalués, l'étape suivante consiste à sélectionner la bonne solution ERP. Nous vous recommandons d'être accompagné par un expert indépendant de solution ERP pour vous aider à prendre une décision éclairée.

Voici quelques critères pour faciliter la comparaison :

• Fonctionnalités et flexibilité : Assurez-vous que l'ERP offre les fonctionnalités minimales requises et qu'il est suffisamment flexible pour s'adapter à l'évolution de vos besoins.
• Intégration et compatibilité : Vérifiez que le système ERP peut s'intégrer facilement avec les autres systèmes et applications utilisés par votre entreprise. Cela passe notamment par la mise à disposition d'API ou de connecteurs d'applications.
• Coût total de possession : Considérez non seulement le coût initial du système et les frais d'abonnements, mais aussi les coûts de maintenance, de mise à jour et de support à long terme. Dans certaines situations, il peut être plus pertinent de développer un ERP sur-mesure plutôt que d'utiliser un outil du marché !
• Ergonomie et facilité : Selon le niveau d'affinité avec le numérique de vos équipes, un ERP peut être plus ou moins facile à prendre en main. Un outil simple et ergonomique permet une meilleure acceptation par vos équipes et une réduction du risque d'erreur.

Etape 3 / Planifier l'implémentation

Une planification minutieuse est essentielle pour une implémentation réussie d'un ERP. Il faut cependant garder à l'esprit que la planification doit rester suffisamment agile pour pouvoir s'adapter aux imprévus que votre projet connaitra à coup-sûr !

Voici quelques étapes clés à suivre :

• Planification du projet : Développez un plan de projet détaillé, incluant les échéanciers, les ressources nécessaires et les rôles-responsabilités de chacun.
• Préparation des données : Assurez-vous que les données existantes sont propres, précises et prêtes à être migrées vers le nouveau système. Pensez également à garder une sauvegarde inerte qui vous servira en cas d'incident ou de corruption de vos données lors de la migration.
• Formation des employés : Offrez une formation complète aux employés pour les familiariser avec le nouveau système et ses fonctionnalités. Cette formation devra se faire à proximité de la migration, car les compétences ERP se perdent facilement sans pratique.
• Conduite du changement : Mettez en place une stratégie de conduite du changement pour aider les employés à s'adapter à la nouvelle technologie et aux nouveaux processus. Gardez en tête que 80% du travail de conduite du changement consiste à communiquer et rassurer et 20% à former et faire monter en compétence.
• Tests et validation : Effectuez des tests approfondis pour vous assurer que le système fonctionne comme prévu et répond aux besoins de l'entreprise. L'entreprise doit être en mesure de continuer son activité en mode "dégradé" si des test sont négatifs. Pour cela nous recommandons deux phase de test : une phase "bac à sable" avec des données réelles, mais indépendantes de l'activité et une phase de test en "production" en parallèle de l'activité.

Etape 4 / Évaluer les résultat et mettre en place une démarche d'amélioration continues

L'implémentation d'un ERP ne s'arrête pas une fois le système en place !

Il est essentiel de surveiller et d'évaluer continuellement les performances du système pour apporter des améliorations continues.

Voici quelques pratiques recommandées :

• Surveillance des performances : Utilisez des outils d'analyse et de reporting pour surveiller les performances du système et identifier les domaines à améliorer.
• Feedback des utilisateurs : Recueillez régulièrement des feedbacks des utilisateurs finaux pour comprendre leurs expériences et leurs besoins en évolution.
• Mises à jour et maintenance : Assurez-vous que le système est régulièrement mis à jour et maintenu pour garantir son bon fonctionnement et sa sécurité.
• Optimisation continue : Travaillez en collaboration avec votre prestataire pour optimiser le système et ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure que vos besoins évoluent.

Conclusion

Dans un environnement économique de plus en plus complexe et compétitif, l'optimisation des processus opérationnels est essentielle pour maximiser la rentabilité et assurer la pérennité des entreprises.

Les ERP se révèlent être des outils puissants pour atteindre ces objectifs, offrant une intégration complète des données, une automatisation des processus et une amélioration de la collaboration entre les départements.

Choisir et implémenter un ERP nécessite une évaluation minutieuse des besoins, une sélection rigoureuse du fournisseur, une planification stratégique de l'implémentation et un engagement envers l'amélioration continue. En suivant ces étapes, votre entreprise peut non seulement optimiser ses processus actuels, mais aussi se préparer à relever les défis futurs avec agilité et confiance.

En fin de compte, un ERP n'est pas simplement un investissement technologique, mais un levier stratégique pour la croissance et l'innovation. En adoptant une solution ERP adaptée, votre entreprise peut se positionner pour un succès durable dans l'ère numérique.